Este documento es una plantilla base de política de tratamiento de datos personales,
elaborada conforme a la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013 de Colombia.
Antes de publicarla o entregarla a un cliente, complete los datos marcados entre
corchetes (variables EMPRESA_RAZON_SOCIAL, EMPRESA_NIT,
EMPRESA_DOMICILIO del archivo de configuración) y haga que un abogado
la revise. No reemplaza asesoría jurídica.
1. Responsable del tratamiento
Jhonatan Jesus Sepulveda Sanchez, identificado con NIT
, con domicilio en
Aguachica, Colombia (en adelante, "el Operador"),
es el responsable del tratamiento de los datos personales recolectados a través de
Gestriaum Tributario (en adelante, "la Plataforma"), en los términos de esta política y de
la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y demás normas que los modifiquen o
complementen.
Contacto para asuntos de protección de datos: asesoriascontable752@gmail.com.
2. A quién aplica esta política
La Plataforma es contratada por firmas y profesionales contables (en adelante,
"las Firmas") para gestionar la información tributaria de sus propios clientes
(en adelante, "los Contribuyentes"). Frente a los datos de los Contribuyentes, la
Firma actúa como Responsable del tratamiento y el Operador actúa
como Encargado del tratamiento, conforme al contrato de encargo de
tratamiento de datos suscrito entre ambos. Frente a los datos propios de la Firma y
de sus usuarios (nombre, correo, teléfono, credenciales de acceso), el Operador
actúa como Responsable.
3. Datos que se recolectan
- De la Firma y sus usuarios: nombre, correo electrónico, teléfono,
ciudad, cargo, contraseña (almacenada cifrada, nunca en texto plano) y registros de
acceso a la Plataforma.
- De los Contribuyentes (cargados por la Firma): cédula, nombre,
datos de ingresos, retenciones, información de la declaración de renta y, si la
Firma habilita la función correspondiente, credenciales de acceso al portal de la
DIAN (almacenadas cifradas de forma independiente por cada Firma).
- Documentos soporte que la Firma decida cargar (certificados,
soportes de ingresos y deducciones).
- Datos técnicos: dirección IP y marca de tiempo de las acciones
realizadas dentro de la Plataforma, con fines de seguridad y auditoría.
4. Finalidad del tratamiento
- Permitir a la Firma gestionar la información tributaria de sus Contribuyentes:
liquidar retenciones, calcular la declaración de renta, seguridad social,
prestaciones sociales y llevar el calendario de obligaciones.
- Administrar el acceso, la suscripción y el soporte técnico de la Firma.
- Prevenir accesos no autorizados y mantener un registro de auditoría de las
acciones realizadas sobre datos sensibles.
- Enviar comunicaciones operativas relacionadas con el servicio (vencimientos,
cambios de estado de la suscripción, avisos de seguridad).
El Operador no utiliza los datos de los Contribuyentes para fines propios,
comerciales o publicitarios, ni los comparte con terceros distintos de los
proveedores de infraestructura estrictamente necesarios para prestar el servicio
(ver sección 6).
5. Derechos de los titulares
Como titular de los datos, usted tiene derecho a:
- Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
- Solicitar prueba de la autorización otorgada para el tratamiento.
- Ser informado sobre el uso que se le ha dado a sus datos.
- Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) por
infracciones a la ley de protección de datos.
- Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato, cuando no exista un
deber legal o contractual que impida eliminarlo.
- Acceder de forma gratuita a sus datos personales.
Si usted es Contribuyente, el canal principal para ejercer estos derechos es
su Firma contable, quien es la Responsable de sus datos. El Operador
atenderá cualquier solicitud que reciba directamente y la remitirá a la Firma
correspondiente cuando sea necesario. Las solicitudes se resuelven en un plazo
máximo de 10 días hábiles (consultas) o 15 días hábiles (reclamos), conforme a la ley.
6. Encargados y proveedores de infraestructura
Para operar la Plataforma, el Operador utiliza los siguientes proveedores, que
actúan como subencargados del tratamiento bajo obligaciones contractuales de
confidencialidad y seguridad:
- Hosting de la aplicación (Render).
- Base de datos (Supabase / PostgreSQL).
- Almacenamiento de archivos y documentos soporte (Cloudflare R2).
- Envío de correo transaccional (Resend).
Estos proveedores pueden alojar información en servidores fuera de Colombia. El
Operador exige a cada uno estándares de seguridad y confidencialidad equivalentes a
los exigidos por la legislación colombiana, conforme lo permite el artículo 26 de la
Ley 1581 de 2012 para la transmisión internacional de datos entre un Responsable y un
Encargado.
7. Medidas de seguridad
- Aislamiento por Firma: cada Firma solo puede ver y modificar sus
propios registros; la separación se aplica en cada consulta a la base de datos.
- Cifrado independiente por Firma de las credenciales DIAN, cuando
la función está habilitada.
- Enlaces de descarga firmados y temporales para los documentos
soporte, en vez de accesos permanentes.
- Verificación en dos pasos (2FA) opcional para cada usuario.
- Registro de auditoría de los inicios de sesión y de las consultas
a información sensible.
- Contraseñas almacenadas con algoritmos de cifrado unidireccional (nunca en texto
plano).
8. Vigencia
Esta política rige desde su publicación y permanecerá vigente mientras el Operador
preste el servicio. Los datos personales se conservarán mientras exista una relación
contractual con la Firma y, después de terminada, durante el plazo que exijan las
normas contables, tributarias o de archivo aplicables.
Última actualización: [completar al publicar].